בעולם העסקים של היום, המונח "מיקור חוץ" (Outsourcing) הפך למילת קסם. יותר ויותר בעלי עסקים מפרילנסרים בודדים ועד חברות בינוניות מבינים שהם לא יכולים (ולא צריכים) לעשות הכל לבד. ההבנה שזמנו של המנכ"ל יקר מכדי לבזבז אותו על תיאום פגישות או הנפקת חשבוניות, מובילה רבים לחפש שירותי משרד חיצוניים.
אבל כאן מתחילה הבעיה: השוק מוצף. ישנם מוקדים טלפוניים ענקיים, ישנן מזכירות וירטואליות עצמאיות, וישנן חברות בוטיק לניהול משרד. הפערים במחירים, ברמת השירות וביכולות הם עצומים. בחירה לא נכונה עלולה לגרום לנזק תדמיתי (מזכירה שלא עונה יפה ללקוח) או לבזבוז כסף.
אז איך בוחרים נכון? איך מוצאים שירותי משרד שהם לא סתם "עוד הוצאה", אלא שותף אסטרטגי לצמיחה? הנה 6 הפרמטרים הקריטיים לבדיקה לפני שסוגרים עסקה.
"מענה אנושי" או "ניהול משרד"?
לפני שאתם פונים לחברות, אתם חייבים להבין מה אתם צריכים, כי יש הבדל תהומי בין השירותים:
- שירות מענה אנושי :מתאים אם אתם רק צריכים מישהו שיענה לטלפון כשאתם לא זמינים, ייקח הודעה וישלח לכם במייל. זה פתרון זול ופשוט, אבל המוקדנים לרוב לא מכירים את העסק שלכם לעומק ולא יודעים לנהל יומן.
- שירותי משרד/ניהול לשכה: זהו הדבר האמיתי. מדובר במזכירה (או צוות) שלומדת את העסק, יודעת לתאם פגישות מורכבות, להוציא חשבוניות, לגבות כספים, ואפילו לנהל ספקים.
אם המטרה היא לפנות לכם זמן אמיתי לכו על שירותי ניהול משרד מלאים, ולא רק על מענה הודעות.
האם הם "חיים" ביומן שלכם?
בעבר, שירותי משרד עבדו בשיטת "שיגור הודעות". היום זה לא מספיק. שירות איכותי חייב לדעת לעבוד על המערכות שלכם. בשיחת ההיכרות, בדקו:
- האם הם יודעים לעבוד עם יומן Google או Outlook ולסנכרן פגישות בזמן אמת?
- האם הם מוכנים לעבוד על מערכת ה-CRM (ניהול לקוחות) שלכם?
- האם הם יודעים להפיק חשבוניות במערכת הנהלת החשבונות שלכם (כמו חשבונית ירוקה/iCount)? שקיפות היא שם המשחק. אתם רוצים לראות מה נעשה בזמן אמת, ולא לקבל רק סיכום בסוף היום.
איכות כוח האדם
כשלקוח מתקשר לעסק שלכם, מי שעונה לו הוא הפנים (והקול) של העסק. אם המענה הססני, עילג, או חסר סבלנות הלקוח יברח. אל תתביישו לבקש "לשמוע" את המזכירות.
- האם העברית שלהן רהוטה?
- האם יש להן תודעת שירות גבוהה וסבלנות?
- חשוב מאוד: אם יש לכם לקוחות מחו"ל, ודאו שיש צוות דובר אנגלית ברמה עסקית גבוהה. שירות זול עם אנגלית רצוצה יעשה נזק בלתי הפיך לתדמית הבינלאומית שלכם.
התמחות נישתית
ישנם שירותי משרד כלליים, וישנם כאלו המתמחים בתחומים ספציפיים.
- אם אתם עורכי דין, חפשו שירות שמכיר את "נט-המשפט", יודע מה זה "הגשה מרחוק" ומבין את הדיסקרטיות הנדרשת.
- אם אתם רופאים או מטפלים, חפשו שירות שמכיר את מערכות הזימון הרפואיות ויודע לגלות רגישות למטופלים. ההבנה של הטרמינולוגיה המקצועית חוסכת זמן הכשרה יקר ומונעת טעויות מביכות.
בסופו של דבר, עסקים עושים עם אנשים. בחברות גדולות מדי, אתם עלולים ליפול בין הכיסאות ולהפוך ל"מספר לקוח". בחברות קטנות מדי (פרילנסרית בודדת), אם היא חולה אין מענה לעסק. השילוב המנצח הוא חברת בוטיק שמקצה לכם מנהלת תיק אישית, אבל נותנת לה גיבוי של צוות. ודאו שיש לכם כתובת אחת ברורה לכל בעיה, בקשה או שינוי בלו"ז, ושיש לכם כימיה טובה איתה. היא הולכת להיות היד הימנית שלכם.
בחירת שירותי משרד היא לא כמו קניית ציוד משרדי. זוהי בחירה בשותף עסקי. אל תבחרו רק לפי המחיר הנמוך ביותר לשעה. בחרו בחברה שנותנת לכם ביטחון, שקט נפשי, ובעיקר את הזמן הפנוי לחזור ולעסוק במה שאתם הכי טובים בו: להצמיח את העסק שלכם. למידע נוסף כנסו לאתר אדמין פרו.
